Как вести несколько проектов одновременно и ничего не забыть

Введение

Один проект вести относительно просто: есть заказчик, список задач и понятные сроки. Но стоит одновременно взять второй, третий или четвертый проект — и рабочий день начинает выглядеть совсем иначе.

Особенно хорошо эта ситуация знакома фрилансерам, разработчикам, дизайнерам, маркетологам и другим специалистам, которые одновременно работают с несколькими заказчиками.

Проблема обычно не в самом количестве проектов. Проблема начинается тогда, когда вся информация о них хранится в разных местах: задачи — в мессенджерах, сроки — в голове, заметки — где-то в телефоне, а потраченное время вообще нигде.

Разберемся, как организовать несколько проектов одновременно и не превратить рабочий день в постоянное тушение пожаров.

Почему работать над несколькими проектами сложно

Когда проект один, практически вся рабочая информация относится к одному контексту.

С несколькими клиентами приходится постоянно переключаться:

проект А → Telegram → проект Б → созвон → срочная правка проекта В → обратно к проекту А.

Каждое такое переключение требует времени и внимания.

Но есть и другая проблема: проекты начинают конкурировать между собой за ваши рабочие часы.

Представьте, что вы работаете примерно 160 часов в месяц и одновременно ведете четыре проекта.

Вы рассчитывали распределить время так:

Получается 140 часов — вроде бы даже остается запас.

На практике проект А потребовал не 50, а 65 часов. По проекту Б появилось несколько дополнительных созвонов. Клиент В прислал срочные правки.

И внезапно запланированные 140 часов превращаются в 180.

Именно поэтому управление несколькими проектами начинается не с списка задач, а с управления собственной загрузкой.

1. Соберите все проекты в одном месте

Одна из самых распространенных ошибок — хранить информацию там, где она появилась.

Клиент написал задачу в Telegram — она осталась в Telegram.

Другой прислал список правок на почту.

Третий рассказал о новой задаче во время созвона.

В результате у вас нет единого ответа на простой вопрос:

Что вообще сейчас нужно сделать?

Поэтому первое правило — каждая новая задача должна попадать в вашу рабочую систему.

Неважно, где клиент ее поставил.

Мессенджер — это место общения, а не система управления проектами.

2. Разделяйте задачи по проектам

Не стоит создавать один огромный список:

• поправить форму;
• сделать баннер;
• написать клиенту;
• исправить API;
• подготовить отчет;
• поменять текст.

Через несколько дней такой список становится практически бесполезным.

У каждой задачи должен быть контекст:

Клиент → Проект → Задача.

Например:

Интернет-магазин

• исправить корзину;
• подключить оплату;
• проверить мобильную версию.

Корпоративный сайт

• сверстать страницу контактов;
• исправить форму;
• загрузить контент.

Так гораздо проще оценивать объем работы и понимать состояние каждого проекта.

3. Не путайте важные задачи со срочными

Когда клиентов несколько, практически каждый из них периодически считает свою задачу срочной.

Но сообщение:

«Сможешь сегодня посмотреть? Там буквально на пять минут»

не означает, что нужно немедленно бросать текущую работу.

У задач должно быть как минимум три характеристики:

• срок;
• приоритет;
• примерная трудоемкость.

Если постоянно выполнять задачи в порядке поступления сообщений, вашим рабочим днем фактически начинают управлять клиенты.

Лучше самостоятельно определять, что действительно необходимо сделать сегодня.

4. Планируйте не 100% рабочего времени

Это особенно важно.

Если у вас есть восемь рабочих часов, не стоит планировать восемь часов задач.

Созвоны затягиваются. Появляются правки. Что-то ломается. Задача, которую вы оценили в час, занимает три.

Если весь день уже расписан, любая неожиданность автоматически превращается в переработку.

Разумнее оставлять часть рабочего времени свободной.

Например, при восьмичасовом дне планировать примерно 6–7 часов конкретной работы, оставляя резерв на коммуникацию и незапланированные задачи.

5. Фиксируйте фактическое время

Это один из самых недооцененных элементов управления проектами.

Предположим, вы решили выделять одному клиенту примерно 30 часов в месяц.

Но сколько получается на самом деле?

Без учета времени ответ обычно звучит примерно так:

«Наверное, часов 30–35».

А после нескольких недель учета может оказаться, что вы потратили 52 часа.

И это уже не просто вопрос продуктивности.

Это вопрос денег.

Если клиент платит вам 50 000 ₽:

при 25 часах работы ваш фактический доход составляет 2 000 ₽/час;

при 50 часах — уже 1 000 ₽/час.

Стоимость проекта осталась прежней, а фактическая стоимость вашего рабочего часа уменьшилась вдвое.

6. Смотрите не только на задачи, но и на загрузку

Можно идеально вести список задач и всё равно постоянно перерабатывать.

Потому что таск-менеджер отвечает на вопрос:

«Что мне нужно сделать?»

Но при работе с несколькими проектами появляется другой важный вопрос:

«Сколько моей работы уже забрал каждый проект?»

Это особенно заметно при фиксированной оплате.

Один клиент может платить 40 000 ₽ и занимать 10 часов в месяц.

Другой — 70 000 ₽ и постепенно занимать 50 часов.

По сумме второй проект выглядит привлекательнее. По фактической стоимости часа — уже совсем нет.

Поэтому при работе с несколькими проектами полезно отслеживать одновременно задачи, время и биллинг.

7. Проводите короткий аудит проектов раз в неделю

Для этого не требуется отдельный рабочий день.

Раз в неделю достаточно посмотреть:

• какие проекты сейчас активны;
• сколько времени ушло на каждый;
• какие дедлайны приближаются;
• где появились незапланированные задачи;
• какой проект начинает выходить за запланированные часы.

Так проблему можно заметить до того, как она превратится в месяц переработок.

Например, если к середине месяца вы уже потратили на проект 80% запланированного времени, это хороший повод разобраться в причине.

Возможно, увеличился объем работ.

Возможно, клиент постоянно добавляет небольшие задачи.

А возможно, первоначальная оценка проекта была просто слишком оптимистичной.

8. Не бойтесь пересматривать условия работы

Учет проектов нужен не ради красивой статистики.

Он должен помогать принимать решения.

Если проект регулярно требует значительно больше времени, чем планировалось, есть несколько вариантов:

• увеличить стоимость работы;
• сократить объем задач;
• перейти на почасовую оплату;
• делегировать часть работы;
• изменить процесс взаимодействия с клиентом;
• отказаться от проекта.

Без цифр такое решение принять сложно.

Кажется, что клиент приносит хорошие деньги и отказываться от него нельзя.

Но когда становится видно, сколько часов реально уходит на проект, ситуация может выглядеть совершенно иначе.

Как Флансер помогает вести несколько проектов

Именно из подобных ситуаций и появляется необходимость в единой системе.

В Флансер можно разделить работу по клиентам и проектам, учитывать затраченное время и затем анализировать биллинг.

Вместо:

«Кажется, этот проект начал занимать слишком много времени»

вы видите конкретные показатели.

Это позволяет вовремя заметить перегрузку, сравнить проекты между собой и понять, соответствует ли количество затраченных часов полученному доходу.

Особенно полезно это становится тогда, когда одновременно появляются три, пять или больше активных проектов.

Главное правило работы с несколькими проектами

Не пытайтесь помнить всё.

Хорошая система работы должна сама отвечать на три вопроса:

Что мне нужно сделать?

Сколько времени я на это трачу?

Сколько денег мне приносит это время?

Если вы контролируете все три показателя, вести несколько проектов становится значительно проще.

А если количество задач постоянно растет, вы хотя бы сможете вовремя увидеть момент, когда новый проект уже не увеличивает доход, а просто увеличивает количество рабочих часов.

В конечном счете цель не в том, чтобы вести как можно больше проектов.

Цель — вести столько проектов, сколько вы можете качественно выполнить без постоянных переработок и потери денег.